Понимание политики выставления счетов в Odoo Sales имеет важное значение для поддержания здорового денежного потока и согласования методов выставления счетов с повседневной деятельностью. В зависимости от того, как компания продает и доставляет свои товары или услуги, может быть эффективнее выставлять счета клиентам сразу после подтверждения заказа или только после доставки товара.

Odoo Sales предлагает два варианта политики выставления счетов, чтобы удовлетворить различные потребности компаний: выставление счетов за заказанные товары и выставление счетов за доставленные товары . Каждая политика регулирует расчет количества и сроки формирования счета, позволяя компаниям выбрать метод, который лучше всего подходит для их деятельности. Политика выставления счетов в Odoo определяет момент, когда клиенту выставляется счет за товары или услуги.

• Политика выставления счетов за заказы позволяет компаниям выставлять счета клиентам сразу после подтверждения заказа, независимо от статуса доставки.
• Политика выставления счетов за фактически отгруженное количество гарантирует, что клиентам выставляются счета только за фактически отгруженное количество товара. Эти политики управляются в приложении «Продажи» и применяются на уровне продукта, что позволяет компаниям детально контролировать выставление счетов за различные товары.
• Для настройки политики выставления счетов по умолчанию в Odoo пользователям необходимо перейти в приложение «Продажи» и открыть окно «Настройки» в разделе меню «Конфигурация» . На вкладке «Выставление счетов» можно выбрать и сохранить один из двух вариантов политики выставления счетов. Функция автоматического выставления счетов , обычно используемая для онлайн-платежей, не может быть активирована. В этом случае черновики счетов могут быть созданы только после подтверждения соответствующей поставки, как показано на скриншоте ниже.

После включения этой настройки она будет автоматически установлена ​​в качестве параметра по умолчанию для всех новых создаваемых товаров. Однако существующие товары не обновляются автоматически и должны быть скорректированы индивидуально в соответствующих формах товаров. Тем не менее, для товаров, уже находящихся в системе, политику выставления счетов необходимо изменить вручную, если активирована опция « Выставлять счет за поставленные товары ».

Для товаров, уже существующих в системе, политику выставления счетов необходимо обновить вручную. Это делается путем открытия раздела « Конфигурация товара» в приложении «Продажи», перехода на вкладку «Общая информация» и выбора нужной политики выставления счетов в поле « Политика выставления счетов ». Это позволяет компаниям применять разные правила выставления счетов к разным товарам, даже если политика по умолчанию уже установлена ​​на системном уровне, как показано на скриншоте ниже.

1. Выставлять счет за заказанные товары. Политика.

Политика « Выставлять счет за заказанные товары » — это метод выставления счетов по умолчанию в Odoo Sales, предназначенный для компаний, которые хотят выставлять счета клиентам сразу после подтверждения заказа.

Затем вы можете проверить работоспособность этой функции, создав новый заказ на продажу или коммерческое предложение из меню «Заказы» модуля продаж, указав все детали заказа.

Затем сохраните и подтвердите заказ, используя кнопку « Подтвердить ». Этот подход не меняет стандартный рабочий процесс продаж Odoo и хорошо подходит для компаний с надежным уровнем запасов и простыми процессами выполнения заказов. Доставка и оплата могут осуществляться независимо друг от друга. После отправки и принятия коммерческого предложения оно преобразуется в заказ на продажу , и счет-фактура может быть сформирована немедленно с помощью кнопки « Создать счет-фактуру », как показано на скриншоте ниже.

При нажатии кнопки « Создать счет » вы можете выбрать тип счета, например: Обычный счет, Авансовый платеж (в процентах) или Авансовый платеж (фиксированная сумма) . Затем нажмите кнопку « Создать черновик », чтобы сформировать черновик счета, как показано на скриншоте ниже.

• Стандартный счет-фактура : используется для выставления счетов клиентам за подтвержденные заказы на продажу, исходя из заказанного или отгруженного количества, с поддержкой частичного выставления счетов и полной интеграцией с бухгалтерским учетом. Этот счет-фактура идеально подходит для стандартных продаж товаров или услуг.
• Авансовый платеж (в процентах) : Позволяет запросить аванс в размере определенного процента от общей суммы заказа, формируя отдельный счет, который впоследствии корректируется в окончательном расчете. Такие счета лучше всего подходят для крупных или дорогостоящих проектов.
• Авансовый платеж (фиксированная сумма) : позволяет внести определенную сумму авансом, которая будет вычтена из окончательного счета. Подходит для договоров, поэтапных платежей или согласованных авансовых выплат.

После нажатия кнопки « Создать черновик » Odoo сгенерирует черновик счета со всеми его деталями. После проверки всех деталей счета вы можете подтвердить его, нажав кнопку « Подтвердить », как показано на скриншоте ниже.

После подтверждения счета будет сформирован окончательный счет-фактура, после чего вы сможете оплатить его напрямую, используя кнопку « Оплатить », или отправить счет клиенту, используя кнопку « Отправить ».

Наконец, вы можете перейти к следующим этапам оплаты или распечатать счет-фактуру, используя кнопку « Печать ».

• Пример : Используя эту политику выставления счетов в Odoo, фрилансер, занимающийся онлайн-продажей товаров, может предпочесть выставлять счета клиентам сразу после подтверждения заказа. Поскольку учет запасов полностью контролируется, и каждый товар отгружается индивидуально, риск расхождений в количестве минимален.

Таким образом, продавец может подтвердить заказ, немедленно отправить счет-фактуру, получить оплату, а затем отгрузить товар, эффективно завершив сделку без дополнительных шагов.

2. Политика выставления счетов за доставленные товары.

Политика « Выставлять счет за фактически доставленное количество » — это политика выставления счетов клиентам, основанная на количестве фактически доставленного товара, а не на первоначально заказанном. Эта политика обычно используется компаниями, продающими физические товары в больших или переменных количествах, где частичные поставки или незначительные расхождения между заказанным и доставленным количеством являются обычным явлением. Odoo отслеживает доставленное, выставленное к оплате и оставшееся количество непосредственно в заказе на продажу, а уровни запасов автоматически обновляются при подтверждении заказов на доставку. Таким образом, гарантируется, что с клиентов будет взиматься плата только за то, что они фактически получили. При использовании политики выставления счетов за фактически доставленное количество товара, счет должен быть доставлен частично или полностью, прежде чем будет создан счет.

Чтобы проверить эту функцию, создайте образец коммерческого предложения, указав все детали заказа и необходимые товары. После подтверждения предложения и формирования заказа на продажу необходимо оформить доставку с помощью интеллектуальной кнопки «Доставка» в заказе на продажу. Кроме того, как показано на скриншоте ниже, Odoo отобразит кнопку « Создать счет-фактуру ».

Затем вы можете попробовать создать черновик счета-фактуры, используя кнопку « Создать черновик », как показано на скриншоте ниже.

Если вы попытаетесь создать счет-фактуру без проверки данных о доставке, как мы видели в предыдущем сценарии, Odoo отобразит сообщение об ошибке, указывающее на невозможность создания счета-фактуры без проверки данных о доставке, как показано на скриншоте ниже.

Итак, перейдите к смарт-кнопке « Доставка » и подтвердите доставку, нажав кнопку « Подтвердить ».

 После подтверждения доставки вы можете использовать кнопку « Создать счет-фактуру », чтобы создать счет-фактуру и перейти к следующим шагам, как показано на скриншоте ниже.

Пример : Распространенный пример применения этой политики в реальной жизни — оптовый дистрибьютор сельскохозяйственной продукции, продающий товары розничным магазинам. Если клиент заказывает 100 единиц товара, но на момент доставки в наличии имеется только 70, дистрибьютор может доставить имеющееся количество и выставить счет за эти 70 единиц. Когда в наличии окажутся оставшиеся 40 единиц, можно оформить вторую доставку и выставить счет для завершения заказа.

Такой подход обеспечивает точное выставление счетов и позволяет избежать взимания платы с клиентов за товары, которые они еще не получили.

Выбор оптимальной политики выставления счетов для вашего бизнеса в основном зависит от специфики его деятельности. Компании со стабильными запасами и быстрой доставкой часто предпочитают выставлять счета за заказанные количества, чтобы ускорить выставление счетов и улучшить денежный поток, в то время как предприятия, обрабатывающие частичные поставки, изменяющиеся уровни запасов или оптовые партии товаров, получают выгоду от выставления счетов за доставленные количества, чтобы гарантировать соответствие счетов фактическим поставкам. Выбрав подходящую политику выставления счетов в Odoo Sales, предприятия могут повысить точность выставления счетов, упростить операции и согласовать выставление счетов со своими повседневными рабочими процессами.